秘书科对外业务

一、用印

（一）秘书科管理的印章类别

学校公章

学校钢印

党委印章

校长签章

法定代表人签章

（二）办事步骤

1.申请人提交OA“用印申请”流程（审批流程详见下图）。

备注：

（1）遵循一事一报原则，申请人提交流程时应写明印章类别、用印事由及数量等信息，并完整上传用印的全部文件。

（2）如申请事项属于有关部门业务范围内的，需先流转相关部门审核会签，一般由部门主要负责人会签意见。

（3）使用学校公章、钢印、党委印章须分管校领导审批；使用校长签章、法定代表人签章须校长、法定代表人本人或其授权审批人审批。未经审批同意秘书科不予办理用印。

2.流程审批完成后，申请人带齐用印材料，凭OA“用印申请”流程流水号或审批单到秘书科审核用印，用印后按规定做好登记（办理地点：A1行政楼310室；联系电话：020-61787368）。

（三）其他事项

学校转设过渡期内，按照有关规定须使用“中山大学南方学院”相关印章的，请联系秘书科出具用印证明后，前往中山大学印章室（南校园中山楼110室）用印。

  附件1：中山大学南方学院用印证明.docx

二、公文领取

以学校名义对外发布的公文，拟文单位提交OA“发文审批”流程，经审批办结后，到秘书科领取加盖公章的纸质学校红头文件。（地点：A1行政楼310室；联系电话：020-61787368）

三、更名证明领取

根据工作需要，各院系可到秘书科批量领取加盖公章的中英文版“更名证明”（地点：A1行政楼310室；联系电话：020-61787368），学生到所在院系领取。

四、省电子公文交换系统（粤政易）

（一）账号开通

1.根据工作需要，申请人填写《广州南方学院粤政易平台开通申请表》电子版发送至秘书科收发文岗（联系电话：020-61787368），由秘书科汇总后报送至省教育厅办公室申请开通。

2.申请人收到开通成功政务短信后，下载“粤政易”APP登录账号使用，并在72小时内完成实名认证。

  附件2：广州南方学院粤政易账号开通申请表.xlsx 

  附件3：粤政易账号实名认证操作指南.pdf

（二）非涉密电子公文交换

根据省教育厅文件要求，非涉密电子公文，应使用电子公文交换系统报送。各部门有报文需求的（来文通知中有明确交换至“省教育厅--处室收发文岗--省教育厅XX处室（单位）”），请按要求整理好材料后联系秘书科收发文岗（联系电话：020-61787368）报送。根据学校工作安排，后续如有开通二级单位收发文权限计划将另行通知。

五、金视通视频会议（联系电话：020-61787368）：

根据来文通知，各部门组织会议时有使用金视通视频会议设备需求的，请提前联系秘书科借用及调试设备。