第一章 总则

第一条 会议是学校处理重要事务、实现科学决策的重要途径，是进行信息沟通、协调各方面关系的有效手段。为加强学校会议组织与管理，切实改进会风，提高会议质量和效率，根据《中共教育部党组关于印发<高等学校领导班子及领导干部深入解决“四风”突出问题有关规定>的通知》（教党〔2014〕18号）和《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步精简会议和文件的意见》中关于会议管理的工作要求，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于以学校名义召开的各类会议（含线上会议），以及以会议为主要形式的活动（含各级各类典礼、仪式等）。

第三条 会议的召开应遵守以下原则：

（一）有序原则

会议安排要有计划、有方案、有秩序、不扎堆，科学合理制定每学期内各工作会议的排期和日程。

（二）高效原则

召开会议应提前准备充分，会议应主题鲜明，重点突出，务求实效。

（三）规范原则

会议的申报、审批、筹备、召开、总结均须按照学校有关规定执行，并严肃会议纪律。

（四）节约原则

会议要厉行勤俭节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关经费预算的方案执行，严禁铺张浪费。

第二章 会议分类实施

第四条 学校召开的全体教职工代表大会、重要庆典集会、开学和毕业典礼等全校性会议和大型礼仪性活动，可根据业务内容，由业务主管单位牵头组织，其他单位配合落实会务及具体工作。

第五条 全体校领导、各二级单位负责人参加的全校性工作会议，由校领导根据工作需要召集，由业务主管单位牵头组织，其他单位配合落实会务及具体工作。

第六条 学校专项工作会议根据会议的内容，由业务主管单位负责会议准备和组织协调工作，相关单位予以配合。

第三章 会议审批

第七条 由职能单位召集、校内相关单位对口人员参加的单位业务会议，经主办单位的分管校领导批准后，由主办单位负责具体的会议组织和会务工作。

第八条 学校主办或承办的涉及校外单位参加的学术交流会或工作交流会，经校长批准后，根据会议内容由相关职能单位负责具体的会议组织和会务工作。

第九条 各二级单位主办或承办的涉及校外单位参加的学术交流会或工作交流会，经分管该单位的校领导批准后，应向学校办公室报备，由该单位负责具体的会议组织和会务工作。

第十条 对涉及来自校外的境外人员、境外机构的会议，主办单位遵照《广州南方学院国际合作与交流工作管理规定》要求完成审批报备手续，报备结果抄送学校办公室，具体会务工作由主办单位协同国际合作与交流处共同落实。

第四章 会议会风管理

第十一条 学校各级各类会议，其主题和内容不得违反国家法律法规和教育方针政策，不得宣传迷信，不得搞宗教活动，不得干扰学校正常的教学、科研和生活秩序。

第十二条 会议地点应当优先选择校内会议场所。校内不具备举办条件或上级主管部门已明确举办地点确需在校外的，应根据经济性、便利性的原则就近选择会议地点。

严禁到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议，严禁组织会议代表旅游和安排与会议无关的参观。

第十三条 各类会议均按照“谁申请、谁负责”原则，由申请单位举办。确需其他单位协助的，应在该项会议的公文呈批流程中请协助单位会签意见，经分管校领导批准后，由申请单位主办，相关单位协办。

第十四条 凡涉密事项，与会人员必须严格遵守保密要求，妥善保管会议文件、材料。在会议讨论中发生的分歧意见，涉及保密期限的干部、人事及其他暂时不宜对外公开的信息等，与会人员不得提前泄露。涉密会议相关事项将遵照《广州南方学院保密工作管理办法》相关规定进行管理处置。

第十五条 参会人员要准时参加会议，不得迟到早退。会议组织单位应据实做好人员参会的组织相关工作，保障良好的参会秩序和会议纪律。

第十六条 外事活动、上级领导会见、重要客人来访和重要会议等活动，与会人员要注意着装和仪表，原则上应着正装出席。

第五章 附则

第十七条 本办法自 2023年7 月12 日起实施，由学校办公室负责解释。原《中山大学南方学院会议管理办法》同时废止。学校其他有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。