第一章 总则

第一条 为规范和加强学校各类行政印章的管理，维护学校的行政权威和合法权益，根据国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）等有关法律法规，结合学校实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校行政印章，以及学校各教学单位，各室、处、部、中心、馆，后勤集团，校级研究机构、常设委员会等单位（以下简称“各单位”）行政印章的管理。

第三条 学校办公室是学校行政印章的综合管理单位，负责校级行政印章的使用与管理，统筹各单位行政印章的审批、刻制、启用、废止，指导、监督各单位行政印章的使用、管理工作。

第二章 印章的种类

第四条 校级行政印章，包括：

（一）“广州南方学院”行政印章、钢印。

（二）广州南方学院法定代表人签名章、印鉴。

（三）“广州南方学院”业务专用章，包括合同专用章、财务专用章、密封章等。

第五条 学校各教学单位，各室、处、部、中心、馆，后勤集团行政印章。

第六条 学校正式批准成立的校级研究机构行政印章。

第七条 学校正式批准成立的校级常设委员会等议事协调机构行政印章。第八条 各单位按规定可配置的内设机构行政印章和业务专用章等。

第九条 其他因特殊工作需要配置的行政印章。

第三章 印章的刻制

第十条 本办法所涉及的印章必须在广州市公安局指定的印章刻制点进行刻制。

第十一条 刻制印章的审批：

（一）“广州南方学院”行政印章、钢印由上级主管部门审批，由学校办公室办理刻制。

（二）广州南方学院法定代表人签名章、印鉴经校长本人同意授权后，由学校办公室办理刻制。

（三）“广州南方学院”业务专用章由业务主管单位根据工作需要，在一站式网上办事大厅提交公文呈批流程，经学校办公室审核，报分管校领导审批后，由学校办公室办理刻制。

（四）学校各教学单位，各室、处、部、中心、馆，后勤集团行政印章，按照学校机构设置发文，由学校办公室办理刻制。其下设机构、科室原则上不刻制印章。

（五）学校正式批准成立的校级研究机构、常设委员会需刻制印章的，由印章持有单位在一站式网上办事大厅提交公文呈批流程，附学校批准成立文件，经学校办公室审核，报分管校领导审批后，由学校办公室办理刻制。

院、系级研究机构及常设委员会原则上不刻制印章。

（六）各单位确因工作需要刻制的其他印章，由印章持有单位在一站式网上办事大厅提交业务联系单，经单位负责人审批后，由学校办公室办理刻制。

（七）印章破损、遗失需重新刻制的，由印章持有单位在一站式网上办事大

厅提交业务联系单，经单位负责人审批后，由学校办公室办理刻制。第十二条 印章启用与废止：

（一）所有行政印章必须在学校办公室留印模备案，依照学校机构设置、机构调整的发文同步启用或废止。

（二）印章因破损或单位撤销、更名等原因终止使用的，印章持有单位必须主动将印章上缴至学校办公室，统一登记封存。

（三）任何单位和个人均不得私自保留废旧印章。第十三条 印章的样式、尺寸：

（一）“广州南方学院”行政印章为圆形红章，直径为四点二厘米，上部自左而右环行刊学校名称，中心部刊五角星。

（二）“广州南方学院”钢印为圆形，直径为四厘米，上部自左而右环行刊学校名称，中央部刊五角星。

（三）广州南方学院法定代表人签名章为花体蓝章，横径三厘米。广州南方学院法定代表人印鉴为四方红章。

（四）学校批准刻制的各室、处、部、中心、馆，后勤集团行政印章为圆形红章，直径为四厘米，上部自左而右环行刊学校名称，下部自左而右横向排列刊行政单位名称，中心部刊五角星。

（五）学校批准刻制的各教学单位印章为圆形红章，直径为四厘米，上部自左而右环行刊学校名称，下部自左而右横向排列刊教学单位名称，中心部不刊五角星。

（六）学校批准成立的校级研究机构、委员会行政印章为圆形红章，直径为四厘米，上部自左而右环行刊学校名称，下部自左而右横向排列刊研究机构、委员会名称，中心部不刊五角星。

（七）“广州南方学院”业务专用章原则上为圆形，直径为四厘米，上部自左而右环行刊学校名称，下部自左而右横向排列刊业务名称，中心部不刊五角星。如国家法律法规对相关业务专用章的刻制尺寸有规定的，按照国家相关要求与标准执行。

（八）除广州南方学院法定代表人签名章外，印章印文均应使用国务院公布的规范汉字，字体采用宋体。印章所刊名称，应为学校发文所规定的名称。印章所刊名称如字数过多难以刻印时，可以考虑采用学校统一规定的简称。

（九）印章的质料根据实际情况确定，一般使用牛角材质或铜质印章。

（十）不按本办法规定程序刻制的印章均属无效印章。

第四章 印章的保管

第十四条 “广州南方学院”行政印章、“广州南方学院”钢印，广州南方学院法定代表人签名章由学校办公室负责保存和管理；广州南方学院法定代表人印鉴由财务处负责保存和管理。

各单位行政印章及各类业务专用章由各印章持有单位负责保存和管理。

第十五条 各印章持有单位负责人是本单位印章使用的第一责任人，必须指定专人作为本单位印章管理人员，负责本单位印章的保管和使用，并报学校办公室备案。各单位印章管理人员如发生工作变动，应及时上交印章至单位负责人，由单位负责人重新确定印章管理人员，完成交接手续并记录备案。

第十六条 印章必须妥善保管，专柜存放，不能随意乱放，不得擅自借用，无特殊情况且未经批准不能携出单位以外使用，确保印章安全。特殊情况需外带使用的，应经单位负责人批准，并派印章管理人员现场司印。印章遗失，必须及时上报学校办公室。

第十七条 印章保管单位须注意印章的保养，要及时清洗、换墨，以确保印文字迹清晰。

第五章 印章的使用程序及范围

第十八条 “广州南方学院”行政印章、钢印的使用，用印单位须在一站式网上办事大厅提交用印申请流程，并经分管校领导批准后，由学校办公室统一登记盖章。

第十九条“广州南方学院”行政印章的使用范围：

（一）以“广州南方学院”名义办理的各类公文，包括但不限于向上级领导机关和上级主管部门报送的请示、报告等，向校外单位发送的函件，以及在校内发布的文件等。

（二）以“广州南方学院”名义颁发的各类证书、聘书、录取通知书等。

（三）以“广州南方学院”名义开具的法定代表人授权委托书、法定代表人证明书等资信证明材料。

（四）以“广州南方学院”名义申报或报送、与学校科研相关的材料，包括申报书、任务书、进展报告、调整申请、结题报告、验收报告、可行性报告、总结报告、招投标文件、科研成果材料、专利申请、商标鉴定、科研资助等。

（五）以“广州南方学院”名义办理、与学校财经相关的材料，包括财务报表、税费申请材料、财务审计材料、科研经费审核材料等。

（六）以“广州南方学院”名义办理、与学校人事人才相关的材料，包括人才项目推荐评审材料，各学科/行业领域专家推荐表材料，专业技术职务评聘、评审等材料，出国留学推荐及出国管理材料，教职工退休、调出等材料，以及计划生育、残疾人安置管理等上级政策任务材料，教职工个人有关人事事务材料等。

（七）以“广州南方学院”名义办理、与学校国际、港澳台合作交流相关的材料，包括单位派出证明，邀请单位审核确认函和被授权单位邀请函，外国留学生来华签证和学生证明，各类合作项目申请书等。

（八）以“广州南方学院”名义办理、与学校基建工作相关的材料，包括基建工程可行性研究报告、申报登记、规划设计图纸、验收等材料，工程项目招标材料等。

（九）以“广州南方学院”名义办理、与学校总务后勤相关的材料，包括装修、改建工程手续，水、电、燃气相关业务，经营性用房、公有住房相关业务，电梯安全管理及检测检验、向税务部门申请开具发票证明的相关材料等。

（十）以“广州南方学院”名义办理、与学校设备、消防相关的材料，包括车辆的年审、保险、理赔、注销登记、报废，特种设备安装、备案、报废登记等，各类设备产品、科研用品的免税进口管理材料，建设工程消防设计备案或审核材料，安全技术防范系统设计方案核准及竣工验收材料等。

（十一）以“广州南方学院”名义办理、与学校发展规划相关的材料，包括学科建设材料（如学科评估、学科建设总结、重点学科申报等）、学校办学数据材料（如高等教育基层报表等）、学校专项及各级年度预算申请、重大合同及协议、法律诉讼（仲裁）委托代理合同等。

（十二）依照上级主管部门或校外单位相关规定、要求，并经校领导审定，需要使用学校行政印章的其他文件和材料。

第二十条 “广州南方学院”钢印仅用于加盖在含有照片的各类证书，不得独立使用，也不能作为正式文件的凭证，具体包括：

（一）本科生毕业证书、学位证书、结业证书、肄业证书、辅修证书、毕业证明书、学位证明书、学生证、研究生证。

（二）成人教育、网络教育学生毕业证书、学位证书、结业证书、毕业证明书、学位证明书、学生证。

（三）外国留学生、进修生的进修证书、学生证。

（四）国内访问学者证书。

（五）学校教职员工专业技术职务资格证、退休证等。

（六）其他须使用钢印的证书材料。

第二十一条 广州南方学院法定代表人签名章的使用，用印单位须在一站式网上办事大厅提交用印申请，经校长审批后，由学校办公室统一登记盖章。

第二十二条 广州南方学院法定代表人签名章使用范围：

（一）以“广州南方学院”名义颁发且需加盖广州南方学院法定代表人签名章的各类证书和聘书，包括毕业证书（学历证明书）、学位证书（学位证明书）、结业证书（结业证明书）、辅修证书、肄业证书、进修证书等和人事任免职通知及荣誉教授、客座教授、兼职教授、专业技术职务聘任书等。

（二）以“广州南方学院”名义由法定代表人签署的合同、协议、意向书、委托书、责任书、招投标书等文件。

（三）以广州南方学院校长名义对外发出的信函等公文。

（四）其他经校长批准、需要使用法定代表人签名章的文件和材料。

第二十三条 广州南方学院法定代表人印鉴的使用，须按《广州南方学院财务管理制度》相关办法执行，由财务处统一登记盖章。

第二十四条 “广州南方学院合同专用章”的使用，不涉及学校经费列支的合同，用印单位须在一站式网上办事大厅提交合同审批流程，并经校长审批同意后，由学校办公室统一登记盖章；涉及学校经费列支的合同，用印单位须在BPM财务系统提交合同审批流程，单项合同金额在200万元以下的，须经校长审批同

意后，由学校办公室统一登记盖章，单项合同金额在200万元及以上的，须经董事长审批同意后，由学校办公室统一登记盖章。

“广州南方学院合同专用章”适用于以“广州南方学院”名义对外签署的合同、协议等。

第二十五条 其他事项需使用校级行政印章的，参照以上程序办理。

第二十六条 各单位行政印章的使用，由单位负责人审批或授权分管负责人审批后用印。各单位印章原则上不得对外使用，如因工作需要确需对外开具相关信息证明等，须经单位负责人审批同意，且不得用于对外签署合同、协议、承诺、保证等对学校形成约束力的文件。

第二十七条 印章的使用规范：

（一）各印章持有单位应制定详尽的印章管理实施细则，建立用印办理程序和审批制度，并报学校办公室备案。

（二）各单位应实施用印登记管理制度，对用印事由、经办人、用印日期等进行详细登记，责任到人，以备核查。

（三）用印时，印章管理人员应仔细核实用印材料与审批材料对应一致；印章应加盖在发文日期中间偏上位置，骑年盖月，上不压正文，要求端正、清晰。

第六章 印章使用责任

第二十八条 各单位负责人对本单位印章的管理负主要责任，具体审批人负直接责任，应严格遵照权限和程序审批用印事项。印章管理人员必须认真负责，

严格遵章守纪、秉公办事，严格执行审批手续和用印登记制度。严禁未经规定审批程序擅自加盖印章；严禁在空白介绍信、单据或空白纸上加盖印章；严禁使用伪造印章。

第二十九条 违法违规行为一经发现，学校将追究当事人和单位负责人的责任，并有权责成违法违规者承担由此造成的民事、经济法律后果。构成违纪的，由学校依照有关党纪法规和学校规定作出处理；需要追究领导责任的，按照有关党纪法规和学校规定对有关领导人员实行问责；涉嫌违法犯罪的，移送国家有关机关处理。

第七章 附则

第三十条 本办法自2022年12月5日起实施，由学校办公室负责解释。学校其他有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。