第一章 总则

第一条 为了适应学校工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号），结合学校实际，特制定本细则。

第二条 本细则适用于学校各单位的公文处理工作。各单位涵盖各教学单位，各室、处、部、中心、馆，后勤集团和各党总支（直属党支部）、后勤产业党工委。

第三条 广州南方学院公文（以下简称“公文”）是学校党政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是学校传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。以学校名义印发的公文包括以学校党政名义印发的公文。

第四条 公文的形式包括纸质公文与电子公文。其中电子公文指通过学校网上办事大厅、依照合法程序进行报批及发布的公文。

第五条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第六条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第七条 学校办公室负责学校公文处理工作，并对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第八条 学校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，建立健全本单位公文管理制度，设立综合文秘岗位，由专人负责公文处理工作。

第二章 公文种类与格式

第九条 学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对学校重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

（八）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。涉密公文的密级和保密期限根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定及上级部门来文的密级和保密期限确定。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可单独使用主办单位名称。

以学校党政名义印发的公文使用“广州南方学院文件”或“中共广州南方学院委员会文件”的红色公文首页。除此以外，其他单位不得使用加“文件”二字的红色公文首页。

以校内各单位名义印发的公文可使用印有本单位全称的红色公文首页。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

以学校党委名义印发的公文，由学校办公室负责统一编号管理。发文单位代字：上行文为“南方学院党发”，平行文为“南方学院党函”，下行文为“党发”。

以学校行政名义印发的公文，由学校办公室负责统一编号管理。发文单位代字：上行文为“南方学院”，平行文为“南方学院函”，下行文为“南方学院XX”（XX为承办单位代字）。

以校内各单位名义印发的公文，发文代字为本单位名称简写，原则上不多于四个字，不使用“南方学院”四字。

（六）签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文如有附件，应当注明附件顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次编排。

严格控制以学校名义发文。涉及学校全局性、方针政策性和重大问题的公文，方以学校名义发文。其中，处级干部任免以学校名义发文，校长签发聘任，署名为校长。

（十二）成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期，成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。联合发文时，应在对应发文单位署名上用章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的其他事项，应当加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致。如附件和正文不能一起装订，应当在附件左上角编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

（十九）标点符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。附件名称后不加标点符号。

第十一条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第三章 行文规则

第十三条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十五条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位，不抄送下级单位。

（二）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级部门请示，应当由本单位提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级部门。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，不得在请示性公文中夹带发文事项。

（四）除了上级部门负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级部门负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级部门报送公文。

（五）受双重领导的单位向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。

第十六条 向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级部门。

（二）上级部门给受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。

（三）以学校名义下发的公文，涉及校内多个单位职权范围内的事务，相关单位之间应协商一致后方可行文。

第十七条 以学校名义下发的公文，可根据工作需要及相关性原则下发普发性公文或特定范围公文。

学校党政联合普发性公文，主送单位统称为：各党总支（直属党支部）、后勤产业党工委，各教学单位，各室、处、部、中心、馆，后勤集团。

学校党委普发性公文，主送单位统称为：各党总支（直属党支部）、后勤产业党工委。

学校行政系统普发性公文，主送单位统称为：各教学单位，各室、处、部、中心、馆，后勤集团。

特定范围公文，可直接罗列具体主送单位；使用“各有关单位”的，应罗列主送单位全称、规范化简称或同类型单位统称，置于公文版记处。

第十八条 不相隶属单位之间行文，应遵循以下原则：

（一）一般只有一个主送单位，必要时抄送相关单位。

（二）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。

（三）校内同级单位可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办单位。属于各单位职权范围内的工作，不得联合行文。

（四）在各自职权范围内，学校党委各机关单位可向各党总支（直属党支部）行平行文，各职能部门可向各教学单位行平行文，文种可为函、通知、通报、纪要等，不应使用决定、决议、批复等下行文。

第十九条 除学校办公室，校内其他单位原则上不得对校外单位正式行文。

第四章 公文拟制

第二十条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十一条 公文起草应遵循以下基本原则：

（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位的意见，力求达成一致。

（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十二条 公文起草单位应注意以下事项：

（一）各单位需以学校名义发文时，主办单位起草公文后应在网上办事大厅发起发文审批流程或填写“广州南方学院党委发文稿纸”或“广州南方学院发文稿纸”。

各单位向校领导、校级工作委员会或工作小组请示或报告工作，主办单位起草公文后应在网上办事大厅发起公文呈批流程或填写“广州南方学院党委公文呈批表”或“广州南方学院公文呈批表”。

（二）各单位上报公文，均须发起相应的公文办理流程，并由本单位主要负责人签署意见；涉及校内其他单位职权的，应由相关单位会签意见。公文办理统一由学校办公室流转并呈报学校领导，各单位不宜直接送学校领导个人。

（三）呈报学校领导的公文，原则上主送一位学校领导，如有特殊情况，需请多位学校领导阅批，应根据相关性原则将同一文件先后呈报，严禁一文同时分送。

（四）有明确主管单位的事项，须先送主管单位会签意见，再报学校领导。呈报学校主要领导的公文，有明确学校分管领导分管的事项，应先送分管领导签署意见。

（五）拟制紧急公文，应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。“特急”件应提前1个工作日、“加急”件应提前2个工作日送达学校办公室。

（六）公文中的人名、地名、数字、引文必须准确。引用已发布公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。引用日期应当写明具体的年、月、日。

（七）公文中使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）公文中应当使用国家法定计量单位。

（十一）公文应注明公文公开属性，类别包括：主动公开、依申请公开、不予公开。以公开为原则，不公开为例外。

（十二）涉密公文的起草，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。

第二十三条 各单位向学校或校内同级单位正式行文，应由本单位综合文秘岗位统一处理，并对公文起草规范进行初核。

第二十四条 以学校名义印发的公文，呈学校领导签发前，由学校办公室负责审核，审核重点为：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文单位意图；是否与现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关单位职权范围内的事项是否经相关单位会签意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地点、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十五条 以学校名义印发的校内公文，根据分管原则由学校分管领导签发；重要公文和上行文一般由学校主要领导签发。

第二十六条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第五章 公文办理

第二十七条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十八条 收文办理主要程序：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签收并注明时间。校外来文和校内各单位呈报学校领导的公文由学校办公室指定专人负责统一签收管理。

（二）登记。对收到的公文进行合理分类，并作登记。对公文的主要信息和流转、办理情况应当详细记载。

（三）初审。登记后，呈报学校领导的请示或报告，经学校办公室秘书岗及学校办公室负责人初审后，呈报学校领导阅批。

经初审不符合规定的公文，由学校办公室负责人提出意见后，及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。校外来文由学校办公室负责人根据公文内容和分管原则呈报学校领导阅批或者转有关单位办理；

需要两个及以上单位办理的，学校领导应当指明主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据学校领导批示和工作需要，学校办公室要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。学校办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。紧急公文或者重要公文应当由学校办公室专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十九条 发文办理的主要程序：

（一）复核。已经学校领导签批的公文，学校办公室应在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）编号。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。学校提倡无纸化办公，原则上不印制普发性纸质公文。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

（五）电子公文发布。根据工作需要与公文属性，以学校名义印发的公文由学校办公室在网上办事大厅中发布。校内各单位拟制公文由本单位负责人审定后在学校网上办事大厅中发布。经合规程序在学校网上办事大厅中公开发布的电子公文，与正式印发的公文具有同等效力。

第三十条 涉密公文的办理必须在具备保密条件的保密室中处理，并通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十一条 公文办理完毕后，应当根据国家档案管理相关法律法规和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第三十二条 归档范围内的公文应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十三条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。

第三十四条 本单位负责人兼任其他职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

第三十五条 归档范围内的公文应当确定保管期限，主办单位应以自然年为单位，定期移交图书馆档案室归档保存。

第三十六条 以学校名义印发的公文，由学校办公室统一整理（立卷）、归档，应包括发文稿纸、公文全文（含正文、附件）。

第三十七条 校内呈批公文，由主办单位负责整理（立卷）、归档，应包括公文呈批表、公文全文（含正文、附件）。

第三十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第六章 公文管理

第三十九条 学校建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第四十条 公文密级的确定、变更和解除，由学校办公室审批。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

第四十一条 涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由学校办公室确定。

第四十二条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校办公室审批。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第四十三条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第四十四条 公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制机关证明章。

第四十五条 公文的撤销和废止，由学校根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视作自始无效；公文被废止的，视作自废止之日起失效。

第四十六条 涉密公文的清退或者销毁由学校办公室按有关规定进行。

第四十七条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文经整理后按有关规定移交图书馆档案室归档保存。

工作人员调离岗位时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十八条 新设立的单位应当向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，相应进行调整。

第七章 附则

第四十九条 本细则自2023年6月30日起实施，由学校办公室负责解释。原《中山大学南方学院公文处理实施细则》（中大南方〔2013〕46号）同时废止。学校其他有关文件规定与本细则不一致的，以本细则为准。